PDF'teki metni düzenlemenin en kolay yolu: Word'e dönüştürmek

Okulda, işte ya da resmi işlerde en sık karşılaştığımız dosya türü hiç kuşkusuz PDF. Gönderen için rahattır, çünkü belge her cihazda aynı görünür, kaymaz, bozulmaz. Ama iş o belgede tek bir satırı değiştirmeye gelince işler karışır.

Bir dilekçe taslağındaki adresi güncellemek, eski bir özgeçmişe yeni bir iş deneyimi eklemek ya da öğretmenin PDF olarak gönderdiği ödev şablonunu doldurmak isteyen herkes aynı soruyla karşılaşır: Bu dosyayı nasıl düzenleyeceğim? Çoğu zaman en kısa yol, PDF'i Word belgesine dönüştürmek. Üstelik bunun için bilgisayara ayrı bir program kurmak da gerekmiyor.

PDF neden bu kadar yaygın, düzenlemesi neden zor?

PDF, belgeyi adeta bir fotoğraf gibi sabitler. Yazı tipi, sayfa düzeni, logolar ve tablolar alıcının ekranında da hazırlandığı gibi görünür. Kamu kurumlarının, bankaların ve üniversitelerin bu biçimi tercih etmesinin nedeni de bu.

Sorun şu ki bu sabitlik, düzenleme yapmak isteyen için bir engel. Metne tıkladığınızda çoğu zaman imleç belirmez, belirse bile bir kelimeyi değiştirmek bütün satırı kaydırabilir. Taranmış belgelerde durum daha da zordur, çünkü sayfa aslında bir görüntüden ibarettir ve içindeki yazı seçilemez.

Bu yüzden PDF'i bir belgenin son hali gibi düşünmek gerekir. Metin önce hazırlanır, gözden geçirilir ve ancak ondan sonra PDF'e çevrilip gönderilir. Sonradan bir değişiklik gerektiğinde ise elinizde çoğu zaman yalnızca bu son hal kalmış olur.

Tarayıcıda birkaç adımda Word belgesi

Arama motoruna pdf to word converter yazanların karşısına çıkan seçeneklerden biri de Adobe Acrobat'ın çevrim içi dönüştürme aracı. Araç doğrudan tarayıcıda çalışıyor. Windows, Mac ya da Linux fark etmiyor, telefon ve tabletten de kullanılabiliyor.

İşleyiş oldukça sade. PDF dosyasını sayfadaki alana sürükleyip bırakıyor ya da "Dosya seç" düğmesiyle yüklüyorsunuz. Acrobat dosyayı otomatik olarak düzenlenebilir bir Word belgesine (DOCX) dönüştürüyor, siz de sonucu indiriyorsunuz. Adobe'nin sayfasında yazı tiplerinin, görsellerin ve hizalamanın özgün belgedeki gibi görüneceği belirtiliyor.

Taranmış belgeler için de bir çözüm var. Araç, optik karakter tanıma (OCR) sayesinde taranmış sayfalardaki metni seçilebilir ve aranabilir hale getiriyor. Kâğıttan taradığınız eski bir yazıyı baştan elle yazmak zorunda kalmamak, özellikle uzun metinlerde ciddi zaman kazandırıyor.

Adobe, dönüştürme aracını ücretsiz denenebilecek bir hizmet olarak sunuyor. Dosyayı kaydetmek, paylaşmak ya da dönüştürülen belgeyi web üzerinde Word'de düzenlemek için ise oturum açmak gerekiyor. Dosyalar tek tek dönüştürülüyor, yani elinizde birden fazla PDF varsa her birini ayrı ayrı yüklemeniz gerekecek.

Hangi belgelerde işe yarar?

Gündelik hayatta bu ihtiyacın doğduğu durumlar sanıldığından fazla. Birkaç örnek:

Daha önce PDF olarak kaydettiğiniz özgeçmişi yeni bir iş başvurusu için güncellemek
Okulun ya da öğretmenin gönderdiği ödev ve proje şablonlarını doldurmak
Belediyeye, okula ya da işyerine verilecek bir dilekçenin eski taslağını yeniden kullanmak
Bir rapordaki ya da toplantı notundaki bölümleri kendi metninize aktarmak

Samsun'da üniversite okuyan bir öğrenci için de, ilçede küçük bir işletme yürüten bir esnaf için de durum aynı. Elde hazır bir belge var ve sıfırdan yazmak yerine üzerinde değişiklik yapmak çok daha pratik.

Aynı durum, Word dosyasını kaybettiğiniz kendi belgeleriniz için de geçerli. Bilgisayar değişir, eski dosyalar kaybolur ama e-postanın bir köşesinde PDF kopyası durur. O kopyayı yeniden düzenlenebilir hale getirmek, bir kafe menüsünü, fiyat listesini ya da kulüp duyurusunu sıfırdan yazmaktan çok daha az zaman alır.

e-Devlet belgelerinde dikkat edilmesi gerekenler

PDF denince akla gelen bir diğer kaynak da e-Devlet. Öğrenci belgesi, adli sicil kaydı ya da SGK hizmet dökümü gibi pek çok belge artık e-Devlet Kapısı üzerinden birkaç tıklamayla PDF olarak alınabiliyor. Bu belgeler barkodlu ya da karekodlu hazırlanıyor ve teslim edildikleri kurum, belgenin geçerliliğini yine e-Devlet üzerinden doğrulayabiliyor.

Bu nedenle resmi belgelerin içeriğini değiştirmek hem anlamsız hem de hukuken sakıncalı. Word'e dönüştürme burada başka bir açıdan işe yarıyor. Örneğin hizmet dökümündeki tarihleri özgeçmişinize aktarmak ya da bir belgedeki bilgileri kendi dilekçenize kopyalamak için metni Word'de açmak işinizi kolaylaştırır. Kuruma teslim edeceğiniz belge ise her zaman e-Devlet'ten aldığınız orijinal PDF olmalı.

Dönüştürmeden sonra küçük bir kontrol

Dönüştürme ne kadar başarılı olursa olsun, sonucu bir kez gözden geçirmek iyi bir alışkanlık. Özellikle tablolu, çok sütunlu sayfalarda satır aralıklarına, rakamlara ve özel isimlere hızlıca göz atmak sonradan çıkabilecek sürprizleri önler.

Bir de gizlilik meselesi var. Adobe'nin açıklamasına göre dosyalar Adobe sunucularında güvenli biçimde işleniyor, oturum açmadan kullanıldığında ise siliniyor. Yine de kimlik numarası ya da sağlık bilgisi gibi kişisel veriler içeren belgelerle çalışırken dosyayı nerede sakladığınıza ve kimlerle paylaştığınıza dikkat etmek her zaman iyi bir alışkanlık.

Düzenlemeyi bitirdiğinizde belgeyi yeniden PDF olarak kaydetmeyi de unutmayın. Böylece karşı taraf dosyayı sizin hazırladığınız düzende görür, belge yolda bozulmaz. Kısacası PDF ile Word arasındaki bu gidiş geliş, okulda da iş hayatında da evrak yükünü epey hafifletiyor.